Uma matéria pode estar em um dos seguintes estados, onde cada um representa uma etapa da produção. São eles:

• A partir: indica que a matéria foi enviada com um tamanho acima do máximo permitido, e está aguardando para ser dividida em pedaços menores para que seja viável à produção da mesma;
• Aguardando aprovação: significa que a matéria enviada para publicação no D.O. Parte I - Poder Executivo deve ser aprovada para publicação pelo Gabinete Civil;
• Aguardando conversão: significa que a matéria está aguardando a conversão para o ambiente de produção editorial;
• Aguardando revisão: significa que a matéria enviada para publicação no D.O. Parte I - Poder Executivo devem ser revisada pelo Gabinete Civil;
• Aguardando supervisão: significa que a matéria enviadas para publicação no D.O. Parte I - Poder Executivo deve ser aprovada para publicação pela supervisão pelo Gabinete Civil;
• Conversão imediata: significa que a matéria foi submetida a uma conversão imediata. Isso geralmente acontece quando há problemas na tentativa inicial de conversão pelo sistema, ou por algum motivo específico de produção, que deve ser informado pelo usuário responsável pela operação;
• Convertida: Significa que a matéria foi bem sucedida em sua conversão;
• Devolvida: significa que a matéria foi devolvida pela IOERJ ou pelo órgão centralizador por algum motivo específico, geralmente por estar em inconformidade com as normas de publicação;
• Erro de Conversão: significa que ocorreu um erro na conversão da matéria para o ambiente de produção editorial. O erro deve ser analisado pelos técnicos da IOERJ;
• Liberada: significa que a matéria foi liberada para produção;
• Sendo Editada: indica que a matéria está sendo ajustada por um técnico de editoração da IOERJ;
• Sustada: significa que a publicação da matéria foi sustada por motivo de força maior, geralmente por solicitação do cliente.

Cada estado descrito acima serve como critério de busca.